Γενικές Αρχές Επεξεργασίας
Το Ελληνικό Ανοικτό Πανεπιστήμιο (ΕΑΠ ή Ίδρυμα), αποδίδει ιδιαίτερη σημασία στην προστασία των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (εφεξής ΔΠΧ), των μελών της Πανεπιστημιακής Κοινότητας αλλά και των επισκεπτριών/-ών χρηστριών/-ών που επισκέπτονται τον παρόντα, επίσημο, διαδικτυακό τόπο. Το ΕΑΠ συλλέγει και επεξεργάζεται τα απολύτως απαραίτητα ΔΠΧ που περιέχονται στην ιστοσελίδα του και στα ηλεκτρονικά αρχεία, τα οποία διατηρεί, αποκλειστικά και μόνον, για τους εκπαιδευτικούς, ερευνητικούς, στατιστικούς και διοικητικούς σκοπούς του Ιδρύματος και για τον απολύτως απαραίτητο χρόνο, τηρώντας τα όσα προβλέπονται στην ισχύουσα νομοθεσία, ιδίως στον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679 (εφεξής ΓΚΠΔ) και στον Ν. 4624/2019 (ΦΕΚ Α΄ 137/29.08.2019). Με την παρούσα πολιτική, επιθυμεί να ενημερώσει τα υποκείμενα των δεδομένων για τον τρόπο που το επιτυγχάνει αυτό.
1. Υπεύθυνος Επεξεργασίας – Στοιχεία Επικοινωνίας:
Ελληνικό Ανοικτό Πανεπιστήμιο
Πάροδος Αριστοτέλους 18, Τ.Κ. 26 335, Πάτρα
E-mail: info@eap.gr
2. Ομάδα Προστασίας Δεδομένων
Οι επισκέπτριες/-ες χρήστριες/-ες του Διαδικτυακού Τόπου μπορούν να επικοινωνούν και να υποβάλλουν ερωτήματα, σχετικά με την επεξεργασία και την προστασία των ΔΠΧ τους, στην Ομάδα Προστασίας Δεδομένων (e-mail: dpo@eap.gr), η οποία αποτελείται από τις/τους:
Σεραφείμ Καραϊσκάκη, Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων
Πιερρίνα Σ. Κοριατοπούλου, Σύμβουλος νομοθεσίας Ομάδας Προστασίας Δεδομένων
Βασιλική Κατσίνα, Σύμβουλος επικοινωνίας Ομάδας Προστασίας Δεδομένων
Γεώργιο Κοντόγεωργα, Σύμβουλος Τεχνικών θεμάτων Ομάδας Προστασίας Δεδομένων
Η Ομάδα συνεπικουρείται/συνεργάζεται και με τη Νομική Υπηρεσία του Ιδρύματος.
3. Σκοπός επεξεργασίας
Τα ΔΠΧ που συλλέγονται και επεξεργάζονται από το ΕΑΠ, είναι τα απολύτως απαραίτητα/αναγκαία, συναφή και κατατείνουν στην εκπλήρωση των σκοπών του Ιδρύματος, σύμφωνα με το ισχύον, κανονιστικό πλαίσιο.
4. Νόμιμη βάση επεξεργασίας
Νόμιμη βάση της επεξεργασίας ΔΠΧ, είναι η εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον και κατά την άσκηση δημόσιας εξουσίας που έχει ανατεθεί στο ΕΑΠ και συγκεκριμένα, η παροχή εξ αποστάσεως προπτυχιακής και μεταπτυχιακής εκπαίδευσης και επιμόρφωσης, με την ανάπτυξη και αξιοποίηση κατάλληλου, εκπαιδευτικού υλικού και μεθόδων διδασκαλίας, σύμφωνα με το άρθρο 1, παρ. 3, ν. 2552/1997 και το άρθρο 6, παρ. 1, περ. ε’, ΓΚΠΔ 679/2016. Περαιτέρω νομική βάση επεξεργασίας αποτελεί η εκτέλεση σύμβασης, η εκπλήρωση των νομικών υποχρεώσεων του Ιδρύματος και η διαφύλαξη ζωτικού συμφέροντος και των έννομων συμφερόντων του Ιδρύματος.
Κατ’ εξαίρεση, σε ορισμένες περιπτώσεις και όπου ειδικότερα απαιτείται, για τη διασφάλιση της νομιμότητας της εν λόγω επεξεργασίας, ζητείται η παροχή συγκατάθεσης των υποκειμένων των ΔΠΧ.
5. Επεξεργασία ΔΠΧ
Το ΕΑΠ δεσμεύεται ότι θα τηρηθούν, από πλευράς του, όλες οι απαραίτητες προϋποθέσεις και διαδικασίες, προκειμένου να εξασφαλιστεί ο σεβασμός της κείμενης νομοθεσίας για την προστασία των ΔΠΧ. Όλα τα ΔΠΧ, τα οποία θα προκύψουν από συλλογή και επεξεργασία από Διαδικτυακό Τόπο του ΕΑΠ, δε θα χρησιμοποιηθούν από το Ίδρυμα για κανέναν άλλον σκοπό πέρα από αυτούς που εξειδικεύονται σε επιμέρους πολιτικές.
6. Δεδομένα ανηλίκων
Άτομο ανήλικο, κάτω των δεκαπέντε (15) ετών, μπορεί να έχει πρόσβαση σε παρεχόμενες υπηρεσίες του ΕΑΠ, μόνο με τη συγκατάθεση των γονέων (απαιτείται κοινή δήλωση συγκατάθεσης, όταν η επιμέλεια τέκνου ασκείται από κοινού) ή της/του κηδεμόνα (η δήλωση συγκατάθεσης ασκείται από την έχουσα/τον έχοντα την επιμέλεια), χωρίς υποχρέωση υποβολής των προσωπικών του στοιχείων. Σε περίπτωση υποβολής τέτοιων στοιχείων από ανήλικη/-ο, οι σχετικές πληροφορίες διαγράφονται, αμέσως, μετά από σχετική ενημέρωση.
7. Αποδέκτες και διαβίβαση ΔΠΧ
Πρόσβαση στα ΔΠΧ έχει μόνον το αρμόδιο, εξουσιοδοτημένο προσωπικό του ΕΑΠ, στο πλαίσιο των καθηκόντων και των αρμοδιοτήτων που του έχει ανατεθεί από τον υπεύθυνο επεξεργασίας. Στα απολύτως αναγκαία ΔΠΧ που θα είναι προσβάσιμα από αναδόχους, θα υπάρχει σχετική αναφορά. Στην περίπτωση αυτή, η επεξεργασία διέπεται από σύμβαση (παράγραφος 3, άρθρου 28 ΓΚΠΔ), μέσω της οποίας το ΕΑΠ διασφαλίζει ότι η πρόσβαση στα δεδομένα, υπόκειται σε αυστηρές, συμβατικές υποχρεώσεις απορρήτου, εχεμύθειας και εμπιστευτικότητας και ότι τα ΔΠΧ υφίστανται επεξεργασία για λογαριασμό του, μόνο για τους αναφερόμενους, στη σύμβαση, σκοπούς. Οι υποχρεώσεις αυτές βαρύνουν τις/τους αναδόχους εσαεί, ήτοι και μετά τη λήξη της συμβατικής σχέσης τους με το ΕΑΠ.
Το ΕΑΠ είναι υποχρεωμένο ή δικαιούται να κοινοποιεί τα ΔΠΧ σε διάφορους, τρίτους αποδέκτες όπως: Δημόσιους φορείς, Ανεξάρτητες αρχές, κατόπιν νόμιμου αιτήματός τους, υπό τον όρο της τήρησης, σε κάθε περίπτωση, του απορρήτου, του καθήκοντος εμπιστευτικότητας και εχεμύθειας και σύμφωνα με τις κάθε φορά ισχύουσες, νομοθετικές διατάξεις.
Δε διενεργείται διαβίβαση δεδομένων σε τρίτες χώρες (χώρες, δηλαδή, που δεν ανήκουν στην ΕΕ, στον ΕΟΧ ή που δεν διαθέτουν ικανοποιητικό επίπεδο προστασίας, αναγνωρισμένο από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή), εκτός αν αναγράφεται, διαφορετικά, σε εξειδικευμένη πολιτική του Ιδρύματος και για συγκεκριμένο σκοπό, πάντα, με ενημέρωση των υποκειμένων και με την προϋπόθεση ότι τα ΔΠΧ τους μεταφέρονται με μέτρα ασφάλειας (πχ. κρυπτογραφημένα) και σύμφωνα με τις εκάστοτε ισχύουσες, νομοθετικές διατάξεις.
8. Χρονικό Διάστημα Διατήρησης ΔΠΧ
Το ΕΑΠ συλλέγει και διατηρεί τα ΔΠΧ για το απολύτως απαραίτητο χρονικό διάστημα που καθορίζεται από το ισχύον κανονιστικό πλαίσιο, ανάλογα με το σκοπό της επεξεργασίας. Μετά το πέρας του χρόνου διατήρησης που απαιτείται για την πραγματοποίηση του σκοπού της επεξεργασίας, τα συγκεκριμένα δεδομένα διαγράφονται/καταστρέφονται, με ασφαλή τρόπο, ώστε να μην είναι δυνατή η ταυτοποίηση των υποκειμένων και να αποκλειστεί με κάθε τρόπο η μη νόμιμη επεξεργασία τους. Κατ’ εξαίρεση, τα ΔΠΧ διατηρούνται, αν η διατήρησή τους είναι απαραίτητη για την εκπλήρωση νομικής υποχρέωσης ή για τη διασφάλιση εννόμων συμφερόντων του Ιδρύματος, πάντοτε σύμφωνα με την εκάστοτε ισχύουσα νομοθεσία.
9. Δικαιώματα Υποκειμένων ΔΠΧ
Οι επισκέπτριες/-ες χρήστριες/-ες, ως υποκείμενα ΔΠΧ, έχουν τα ακόλουθα δικαιώματα i. Δικαίωμα ενημέρωσης και διαφάνεια. ii. Δικαίωμα πρόσβασης, iii. Δικαίωμα διόρθωσης, iv. Δικαίωμα διαγραφής, v. Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας, vi. Δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων, vii. Δικαίωμα εναντίωσης και viii. Δικαίωμα στη μη αυτοματοποιημένη, ατομική λήψη αποφάσεων. Σε κάθε περίπτωση, μπορείτε να επικοινωνήσετε με την αρμόδια Υπηρεσία του ΕΑΠ, προκειμένου να ενημερωθείτε για την ύπαρξη προσωπικού αρχείου με ΔΠΧ και να ασκήσετε τα ως άνω δικαιώματα, υπό συγκεκριμένες προϋποθέσεις, εφόσον δεν υπάρχει περιορισμός από τις ισχύουσες, νομικές δεσμεύσεις και υποχρεώσεις του ΕΑΠ.
10. Τεχνικά και οργανωτικά μέτρα – Ασφάλεια ΔΠΧ
Το ΕΑΠ δηλώνει ότι λαμβάνει και εφαρμόζει κατάλληλα, τεχνικά και οργανωτικά μέτρα από το σχεδιασμό των παρεχόμενων υπηρεσιών (όπως: α. Διακριτοί ρόλοι χρηστριών/-ών του συστήματος και αντίστοιχα δικαιώματα πρόσβασης, β. Παροχή κατάλληλης εκπαίδευσης στις/στους χρήστριες/-ες του εκάστοτε συστήματος, ανάλογα με τα καθήκοντά τους, γ. Τήρηση αρχείων καταγραφής των ενεργειών που εκτελούνται στα δεδομένα του εκάστοτε συστήματος, δ. Τήρηση αρχείων backup, ε. Χρήση αντιικών προγραμμάτων και τειχών προστασίας κλπ.), προκειμένου να επιτυγχάνεται το κατάλληλο επίπεδο προστασίας των ΔΠΧ και ασφάλειας, έναντι των κινδύνων που απορρέουν από την επεξεργασία τους ούτως ώστε να διασφαλίσει ότι εξ ορισμού θα τύχουν επεξεργασίας μόνο τα απαραίτητα για τους εκπαιδευτικούς, ερευνητικούς, στατιστικούς και διοικητικούς σκοπούς του, καθώς και όσα ΔΠΧ υποχρεούται να τηρεί για οικονομικούς και φορολογικούς λόγους. Επίσης, δηλώνει ότι παρέχει ενδεδειγμένο επίπεδο ασφάλειας των ΔΠΧ, από μη εξουσιοδοτημένη ή παράνομη επεξεργασία και τυχαία απώλεια, καταστροφή ή φθορά και επανεξετάζει περιοδικά την επάρκεια και την αποτελεσματικότητα των μέτρων αυτών.
Σε περίπτωση που οι επισκέπτριες/-ες χρήστριες/-ες επιθυμούν να δηλώσουν περιστατικό παραβίασης ΔΠΧ, μπορούν να επικοινωνήσουν στην ηλεκτρονική διεύθυνση dpo@eap.gr, για να δηλώσουν την Αναφορά Περιστατικού Παραβίασης Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.
11. Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (Εποπτική Αρχή)
Τα υποκείμενα δεδομένων, εφόσον θεωρούν ότι τα δικαιώματά τους προσβάλλονται με οποιοδήποτε τρόπο, έχουν δικαίωμα υποβολής καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, η οποία είναι η αρμόδια, εποπτική αρχή για την προστασία των θεμελιωδών δικαιωμάτων και ελευθεριών των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των προσωπικών τους δεδομένων.
Το ΕΑΠ δύναται να τροποποιήσει την παρούσα Πολιτική, όποτε αυτό κριθεί σκόπιμο. Η Πολιτική αναρτάται στον κεντρικό, δικτυακό τόπο του ΕΑΠ, με ένδειξη ημερομηνίας ώστε να καθίσταται γνωστό ποια είναι η πλέον πρόσφατη έκδοση. Η παρούσα 3η έκδοση αναρτήθηκε, με ημερομηνία 27/04/2023.
Επίσης, οι επισκέπτριες/-ες χρήστριες/-ες παροτρύνονται να ελέγχουν το περιεχόμενο της επίσημης ιστοσελίδας του ΕΑΠ, ανά τακτά, χρονικά διαστήματα ώστε να ενημερώνονται για ενδεχόμενες αλλαγές/επικαιροποιήσεις.